Dunia Kuliah Manajemen: makalah manajemen kualitas

BAB I

Pendahuluan

A. Latar Belakang

Sebuah organisasi tentu memerlukan perencanaan strategis dalam mengembangkan dan menumbuhkan bisnisnya. Perencanaan strategis ini dapat bersifat sementara atau pun bersifat jangka panjang. Konsep dasar Total Quality Management merupakan salah satu acuan dalam Manajemen Strategi Organisasi. Bagaimanapun juga strategi yang paling handal adalah mengutamakan kualitas dibandingkan kuantitas. Kualitas dari segala macam produk dan layanan yang anda miliki sebagai nilai jual kepada pelanggan, stakeholder atau rekanan.

Dr. Joseph M Juran salah satu Guru dalam Bidang Manajemen Kualitas memberikan definisi tentang manajemen kualitas sebagai kumpulan aktivitas dan kegiatan yang berkaitan dengan kualitas dan memiliki karakteristik sebagai berikut:

1. Kualitas adalah bagian dari setiap Agenda Manajemen Atas (Top Management)

Manajemen Atas merupakan salah satu Pengendali Organisasi dalam menjalani Visi dan Misi Perusahaan, dan untuk mencapai Sasaran serta Cita-cita Bisnis yang telah dicanangkan, maka perlu adanya Agenda Kerja yang terintegrasi di semua lapisan organisasi.

2. Tujuan dan Sasaran Kualitas selalu masuk dalam Rencana Bisnis (Business Plan) Tumbuh Kembang Perusahaan diawali dengan Business Plan yang jelas, setelah Anda mempunyai Business Model yang akan dijalankan, selanjutnya kelengkapan dari sisi Infrastruktur dan Substansi Bisnis harus didukung dengan sebuah Perencanaan yang Strategis. Kualitas menjadi salah satu poin penting dalam Business Plan.

3. Tujuan dan Sasaran selalu fokus pada Pelanggan dan Kesesuaian Kompetisi Pasar serta mengacu pada Peningkatan Kualitas Tahunan

Tidak ada namanya Bisnis jika Anda tidak melakukan Penjualan. Dan penjualan sangat relevan dengan pelanggan. Sedemikian Peningkatan Kualitas akan terkait dengan Keinginan dan Kebutuhan Pelanggan dan Pasar.

4. Sasaran Manajemen Kualitas selalu disebar dalam Tingkatan Pengambil Tindakan (Execution Level)

Rencana yang Strategis dan Matang tidak akan terwujud dalam sebuah Performa dan Kinerja yang Sukses jika hanya menjadi Wacana di tingkat Pengambil Kebijakan. Karena itulah Manajemen Kualitas akan disebarkan diseluruh Pengambil Tindakan atau Level Eksekusi.

5. Pelatihan atau Training dilaksanakan disemua Tingkat

Untuk membuat sebuah Rencana Strategis berhasil diperlukan persamaan persepsi dan pemahaman akan Manajemen Kualitas. Anda perlu melakukan Sosialisasi dan Pelatihan tentang Manajemen Kualitas disemua Lapisan Organisasi.

6. Pengukuran Manajemen Kualitas berlaku menyeluruh di semua level organisasi

Proses yang berjalan dengan Baik pada akhirnya memberikan Hail yang baik pula, dan untuk menghindari adanya Penyimpangan dan Penyalahgunaan Wewenang atau Kebijakan, diperlukan Pengukuran Kerja yang bersifat Periodik ataupun Tentative, sehingga Manajemen Kualitas bernilai sempurna sejak direncanakan sampai dilaksanakan.

7. Pengawasan atau Monitoring dari Manajemen Atas terhadap Hasil yang telah dicapai dengan Sasaran yang diinginkan

Pengukuran akan diimbangi dengan Pengawasan atau Monitoring. Jika terdapat Kendala yang masih dalam lingkup toleransi, maka Rencana Strategis masih dapat diteruskan dengan sedikit modifikasi lainnya.

8. Adanya Penghargaan atau Reward kepada level dengan Kinerja Terbaik

Bagaimana pun, sebuah Kerja memerlukan Apresiasi dan Penghargaan. Reward membangkitkan Semangat dan Passion setiap Karyawan Anda dalam mencapai Kinerja Maksimal.

9. Sistem Penghargaan (Reward) selalu mengalami Perbaikan dari waktu ke waktu

Setiap Waktu reward dan penghargaan perlu disesuaikan menurut Situasi dan Kondisi Kerja. Tidak mungkin penghargaan tahun sebelumnya masih menjadi acuan di tahun ini.

Manajemen Kualitas adalah fundamental dalam sebuah strategi perusahaan. Ketika Organisasi selalu bermain dalam lingkungan kualitas yang baik, maka hasil dan kinerja akan berlaku untuk jangka panjang.

B. Rumusan Masalah

1. Apa arti dan tujuan dari manajemen kualitas?

2. Bagaimana perencanaan standar kualitas, penentuan dan pengawasannya?

3. Apa itu inspeksi?

4. Bagaiamana sistem pengawasan kualitas statistical dan model Jepang?

BAB II

Pembahasan

2.1 Arti dan Tujuan Manajemen Kualitas

Pada dasarnya manajemen kualitas (Quality Management) atau manajemen kualitas terpadu (total quality management) didefinisikan sebagai suatu cara untuk meningkatkan performansi secara terus menerus (continuous performance improvement) pada setiap level operasi atau proses, dalam setiap area fungsional dari suatu organisasi, dengan menggunakan semua sumber daya manusia dan modal yang tersedia.

ISO 8402 (quality vocabulary) mendefinisikan “manajemen kualitas sebagai semua aktivitas dari fungsi manajemen secara keseluruhan yang menentukan kebijaksanaan kualitas, tujuan-tujuan dan tanggung jawab, serta mengimplementasikannya melalui alat-alat seperti perencanaan kualitas (quality planning), pengendalian kualitas (quality control), jaminan kualitas (quality assurance) dan peningkatan kualitas (quality improvement). Tanggung jawab untuk manajemen kualitas ada pada semua level dari manajemen, tetapi harus dikendalikan oleh manajemen puncak (top management), dan implementasinya harus melibatkan semua anggota organisasi.”

Mengapa inti bisnis dalam era globalisasi yang akan datang harus berfokus pada kualitas? Karena kualitas dalam era globalisasi telah menjadi harapan dan keinginan semua orang khususnya pelanggan. Oleh karena itu, para pelaku bisnis dan produsen harus terus berusaha mengembangkan konsepsi dan teknologi kualitas sejalan dengan trend globalisasi. Bahkan banyak perusahaan yang secara progresif mencari pola manajemen yang dianggap paling efektif untuk menyiasati kualitas dalam era globalisasi. Pola manajemen kualitas yang dianggap paling efektif tersebut harus mampu menjadi strategi kompetisi yang paling dapat diandalkan.

Tujuan Manajemen Kualitas/Mutu Ada tiga komponen utama dari manajemen mutu. Mereka adalah pengendalian mutu, jaminan mutu dan peningkatan kualitas.

Manajemen mutu berfokus pada kualitas produk dan layanan yang ditawarkan oleh organisasi serta sarana yang berkualitas ini tercapai. Karena ini menggunakan jaminan kualitas dan pengendalian proses dan produk dalam upaya untuk lebih konsisten.

Kontrol kualitas adalah proses mengendalikan berbagai elemen yang membantu organisasi mempertahankan kualitas yang baik baik dalam produksi produk dan aspek kepuasan pelanggan. Ini adalah bagian penting dari manajemen mutu keseluruhan karena membantu untuk menentukan tingkat kualitas yang dicapai.

Jaminan Kualitas memungkinkan pemimpin organisasi untuk mengetahui bahwa apa yang mereka memproduksi memenuhi atau melebihi standar yang ditetapkan yang akan menyamai kualitas tertinggi dalam semua proses pada akhirnya. Hal ini penting karena membantu eksekutif perusahaan tahu persis apa yang terjadi sehingga perbandingan dapat dibuat dengan apa yang akan terjadi sehingga tercipta keseimbangan yang baik.

Peningkatan kualitas adalah proses yang membantu organisasi meningkatkan produk mereka layanan dan kepuasan pelanggan secara keseluruhan. Setiap kali terjadi masalah atau ketika perubahan diperlukan peningkatan kualitas memainkan peran penting dalam membuat mereka semua terjadi dengan cara yang mempromosikan produktivitas dan profitabilitas.

Sebelum manajemen mutu benar dapat dilaksanakan pemimpin organisasi harus terlebih dahulu mendapatkan pemahaman yang baik tentang apa kualitas yang baik dan bagaimana hal itu telah berkembang selama bertahun-tahun dalam bisnis mereka. Mereka juga harus memahami prinsip-prinsip yang digunakan sehingga mereka akan lebih mampu untuk membuat perbedaan yang benar dalam hal peningkatan produk dan layanan dan evaluasi.

Ada standar manajemen mutu yang harus dipenuhi untuk mempertahankan tingkat kualitas yang telah datang yang diharapkan di berbagai industri. Hal ini juga membantu eksekutif dalam memahami tujuan sebenarnya dari manajemen mutu sehingga kemudian dapat digunakan dalam cara yang terbaik untuk mencapai hasil akhir yang diinginkan.

2.2 Perencanaan Standar Kualitas, Penentuan dan Pengawasannya

Pengawasan kualitas yang baik akan membantu dalam kelancaran proses produksi, sehingga aktivitas produksi akan dapat mencapai sasarannya. Dengan adanya pengawasan kualitas kemungkinan dapat mengurangi biaya-biaya yang diperlukan yaitu dengan cara memperkecil jumlah kerusakan dan pemborosan yang terjadi dalam produksi dan dapat dihindari.

Dari keterangan di atas dapat diketahui bahwa setiap aktivitas pengawasan kualitas merupakan usaha tercapainya tujuan dalam pengawasan produksi. Jadi pengawasan kualitas mempunyai hubungan yang erat dengan pengawasan produksi dan tidak adanya pengawasan terhadap kualitas akan mengakibatkan perusahaan berjalan tidak efisien yang pada akhirnya proses produksi tidak akan berjalan lancar. Dalam melaksanakan kegiatan proses produksi biasanya terdapat beberapa pilihan dalam hal peralatan proses produksi yang akan dipakai, mulai dari penentuan tempat operasi, perencanaan gedung yang sesuai, sampai kepada penentuan dan pilihan mesin-mesin serta fasilitas produksi lainnya.

Sehingga rancangan produksi barang yang akan diproses tidak terlepas dari standar kualitas produk perusahaan, yang akan memudahkan untuk melakukan pengawasan produk akhir. Memang perlu disadari bahwa tidak ada produk yang sempurna dan mempunyai spesifik produk yang sama dengan apa yang ditentukan dalam standar. Tetapi dengan adanya batasan-batasan pengawasan dan batasan toleransi tertentu dapat diambil keputusan apakah produk tersebut layak untuk dipasarkan.

Adapun langkah-langkah yang perlu diambil oleh keputusan dalam perencanaan penentuan standar kualitas adalah:

1. Mempertimbangkan persaingan dan kualitas produk pesaing,

2. Mempertimbangkan kegunaan terakhir produk,

3. Kualitas harus sesuai dengan harga jual,

4. Perlu tim yang berkecimpung dalam bidang-bidang:

a) penjualan yang mewakili konsumen

b) teknik yang mengatur desain dan kualitas

c) pembelian yang menentukan kualitas bahan

d) produk yang menentukan biaya produksi berbagai kualitas alternatif,

e) Setelah ditentukan dan disesuaikan keinginan konsumen dengan kendala teknologi

maka bahan baku produksinya harus tersedia dan terpelihara kualitasnya. Hal ini dilaksanakan oleh staf pengamat produksi. Pemeriksaan hanya mengecek keefektifan pekerja bagian produksi dalam menghasilkan barang sesuai dengan standar kualitas.

Untuk mencapai standar kualitas perlu dilakukan suatu pengawasan, karena kualitas produk dapat mempengaruhi luasnya pasar perusahaan. Meskipun dari setiap produk tidak memiliki keseragaman kualitas, tetapi pada dasarnya produk itu mempunyai batasan yang telah ditetapkan. Dengan adanya batasan kualitas dapat mengurangi pemborosan dan penurunan terhadap biaya produksi, dapat meningkatkan produktivitas dan efisiensi kerja. Selain itu juga dapat menekan jumlah kerusakan produk. Jangan sampai produk yang dihasilkan mempunyai perbedaan kualitas antara produk yang satu dengan produk yang lainnya, sehingga perbedaan kualitas produk akan dapat teratasi.

Pengawasan kualitas menentukan komponen mana yang rusak dan menjaga agar bahan-bahan untuk masa mendatang jangan sampai rusak. Pengawasan kualitas merupakan alat bagi manajemen dalam memperbaiki kualitas produk bila diperlukan, mempertahankan kualitas yang sudah tinggi, dan mengurangi jumlah bahan yang rusak. Dalam menjalankan pengawasan tersebut sering dipergunakan metode statistik yang disebut Statistical Quality Control (pengawasan penetapan mutu).

Salah satu proses operasional yang penting dalam aspek produksi untuk mencapai tujuan perusahaan tersebut adalah dengan pengawasan produksi (production control). Pengawasan tidak dapat diadakan tanpa adanya perencanaan, sebaliknya perencanaan dapat dilakukan tanpa pengawasan. Hanya dalam hal yang disebut terakhir maka pelaksanaan rencana yang telah digariskan tidak dapat dijamin. Pengawasan berusaha untuk memberikan agar pelaksanaan rencana itu sesuai dengan apa yang telah ditentukan.

Dimuka telah dinyatakan bahwa pengawasan tidak dapat dipisahkan dari rencana atau tujuan tertentu, maka dalam pengawasan perlu diketahui :

a. Tujuan yang telah ditetapkan.

b. Cara menilai atau mengukur aktivitas yang dijalankan.

c. Cara membandingkan aktivitas dengan pedoman yang telah ditentukan.

d. Cara untuk mengadakan perbaikan terhadap penyimpangan-penyimpangan yang terjadi agar tujuan yang telah ditentukan dapat dicapai.

Dalam suatu kegitan produksi di suatu perusahaan mungkin saja terjadi penyimpangan atau kesalahan dari apa yang diharapkan atau direncanakan sebelummnya. Dengan adanya pengawasan produksi maka dapat dicari sebab-sebab timbulnya penyimpangan, berapa besar penyimpangan dan kesalahan tersebut dan kemungkinan-kemungkinan untuk memperkecil dan menghindari serta mencari kemungkinan tentang dasar-dasar perbaikan atas penyimpangan-penyimpangan tersebut.

Adapun yang dimaksud dengan pengawasan menurut George R. Terry (1980 : 23) adalah mengukur pelaksanaan dengan tujuan-tujuan , menentukan sebab-sebab penyimpangan dan mengambil tindakan-tindakan korektif dimana perlu.

Perusahaan yang melaksanakan fungsi pengawasan produksi ini akan memperoleh beberapa keuntungan antara lain :

1. Dapat membantu tercapainya operasi produksi yang efisien.

2. Membantu merencanakan prosedur pengerjaan yang kacau dan sembarangan menjadi lebih sederhana.

3. Tercapainya kegiatan yang dibutuhkan pada titik yang minimum, sehingga dapat dilakukan penghematan dalam penggunaan tenaga kerja dan bahan.

Jadi pengawasan produksi membantu pelaksanaan operasi produksi agar lebih efisien dan lancar dengan biaya yang minimal pada tingkat hsil tertentu.

2.3 Inspeksi

Inspeksi merupakan bagian penting dari program pengawasan kualitas, inspeksi mencakup penentuan mengenai apakah suatu input memenuhi standar kualitas yang mengakibatkan terjadinya kerusakan input atau output. Untuk dapat menilai input maupun output, dapat dilakukan dengan cara berikut :

a) Teknik Sampling

Dapat dilakukan dengan mengambil sampel acak dari input atau output dengan anggapan bahwa sampel acak dengan jumlah yang memadai wakil dari semua kualitas item yang diteliti. Teknik sampling ini sangat tepat digunakan apabila

(1) volume item begitu besar dan bersifat homogen,

(2) waktu sangat terbatas,

(3) inspeksi merusak item,

(4) biaya kerusakan (defect cost) tinggi.

Akan tetapi penggunaan teknik sampling ini akan menimbulkan resiko, baik yang ditanggung oleh produsen maupun resiko yang ditanggung konsumen, sebagai akibat dari kesalahan sampling ( sampling eror).

b) Teknik Pemeriksaan Lengkap

Teknik ini menghendaki agar input dan output diperiksa kualitasnya. Teknik pemeriksaan lengkap, dapat menggunakan waktu yang cukup panjang bahkan mungkin berulang-ulang yang dapat melelahkan pemeriksa. Untuk melaksanaakan proses pengawasan yang tepat dalam proses transformasi terdapat beberapa titik penting dimana letak pengawasa harus dilakukan yaitu :

· Pada saat menerima input

· Sebelum prose transformasi

· Pada saat proses transformasi

· Setelah proses transformasi

· Ketika para konsumen mengeluh (Zulian Yamit, 2003)

D. Sistem Pengawasan Kualitas Statistikal dan Model Jepang

Terdapat 2 elemen yang perlu dilakukan pengawasan (dilihat dari sistem operasi) yaitu:

1. Pengawasan input → yang dilakukan dengan sampling penerimaan (acceptance sampling). Untuk menentukan diterima/ditolaknya suatu item, seperti dalam menerima bahan baku, komponen atau sub komponen.

2. Pengawasan proses transformasi → dilakukan dengan pengawasan proses (process control). Dilakukan secara teratur pada saat proses sedang berlangsung untuk menentukan apakah elemen sistem mengalami kerusakan atau salah fungsi.

Tipe pengawasan yang bisa digunakan baik pada pengawasan proses maupun sampling penerimaan adalah melakukan:

a) Pemeriksaan terhadap variabel (control by variable) → berkaitan dengan berat, panjang,

derajat, intensitas atau variabel lain yang dapat diskala.

b) Pemeriksaan terhadap atribut (control by attribute) → mempertimbangkan variabel

dikotomi, seperti benar-salah, baik-cacat, tepat waktu-terlambat, berat-ringan, panas-dingin, lemah-kuat, panjang-pendek, dan karakteristik lain yang tidak perlu diukur dengan ketepatan yang lebih selain ya atau tidak.

Selanjutnya, kami akan membahas mengenai konsep manajemen dan organisasi yang dikembangkan dengan tujuan meningkatkan kinerja organisasi. Konsep tersebut adalah Total Quality Control (Pengendalian Mutu Terpadu) diprakarsai oleh Dr. J.M. Juran dan Dr. E.W. deming dan dikembangkan di Jepang oleh Kaoru Ishitawa dengan menerapkan Quality Control Circle (QCC) atau gugus Kendali Mutu (GKM). GKM adalah salah satu konsep baru untuk meningkatkan mutu dan produktivitas kerja industri/jasa. Terbukti bahwa salah satu factor keberhasilan industrialisasi di Jepang adalah penerapan GKM secara efektif. Karena keberhasilan ini, sejumlah negara industri maju dan sedang berkembang termasuk Indonesia, menerapkan GKM diperusahaan-perusahaan industri guna meningkatkan mutu, produktivitas dan daya saing.

GKM adalah sekelompok kecil karyawan yang terdiri dar 3 – 8 orang dari unit kerja yang sama, yang dengan sukarela secara berkala dan berkesinambungan mengadakan pertemuan untuk melakukan kegiatan pengendalian mutu di tempat kerjanya dengan menggunakan alat kendali mutu dan proses pemecahan masalah. GKM merupakan bagian integral dari PMT dalam suatu organisasi. Tujuan GKM ini adalah untuk mendayagunakan seluruh asset yang dimiliki perusahaan / instansi terutama sumber daya manusianya secara lebih baik, guna meningkatkan mutu dalam arti luas.

BAB III

Penutup

A. Kesimpulan

Manajemen Kualitas adalah fundamental dalam sebuah strategi perusahaan. Ketika Organisasi selalu bermain dalam lingkungan kualitas yang baik, maka hasil dan kinerja akan berlaku untuk jangka panjang.

B. Saran